Gestione degli Eventi

Zelo ERP è una piattaforma gestionale integrata che centralizza i processi di vendita, marketing e logistica in un unico database condiviso. Il modulo specifico per gli eventi automatizza il ciclo di vita della manifestazione, dalla registrazione dei partecipanti alla rendicontazione contabile finale.

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Massima efficienza per la tua azienda, un’esperienza impeccabile per i partecipanti.

Ottimizza la gestione di iscrizioni e logistica riducendo i tempi operativi del tuo team, offrendo al contempo ai clienti un accesso fluido e comunicazioni sempre puntuali.

Perché centralizzare l’organizzazione dei tuoi eventi fa la differenza?

Senza un software per organizzare eventi aziendali pmi, ogni iniziativa diventa un incastro di mail, file e telefonate. Zelo ERP ti aiuta a controllare iscrizioni, presenze, agenda e comunicazioni, riducendo errori, ritardi e stress operativo del tuo team.

Categorie evento con regole e template delle email preconfigurati.
Gestione iscrizioni e vendita biglietti integrata nelle vendite.
Gestione dell’agenda interventi, relatori e location.
Email automatiche: conferme, promemoria, badge, ringraziamenti.
Elenco partecipanti con conferma, presenza effettiva e report.

Un percorso di partecipazione fluido, chiaro e professionale dal primo clic.

I tuoi clienti vivono l’evento senza frizioni: iscrizione semplice, comunicazioni puntuali, badge pronti, agenda chiara e feedback ascoltati. Una gestione eventi aziendali curata con Zelo ERP trasmette professionalità e aumenta la percezione di valore del tuo brand.

Iscrizione online rapida da sito o portale.
Email di conferma e promemoria sempre puntuali.
Badge evento già pronti all’arrivo in sala.
Programma interventi chiaro e facilmente consultabile online.
Questionari post evento semplici e veloci da completare.

Dalla configurazione all’analisi in tre passaggi.

Configura l’evento in pochi minuti, coinvolgi il pubblico con comunicazioni e biglietteria automatizzate e misura le presenze integrando i dati direttamente nel tuo CRM aziendale.

1. Configura

Definisci in Zelo ERP tutti i dati dell’evento: online o in presenza, capienza, biglietti, agenda, domande ai partecipanti e visibilità sul portale clienti.

2. Coinvolgi

Pubblica l’evento sul sito, raccogli iscrizioni e gestisci la vendita biglietti. Automatizza email di conferma, promemoria, badge e comunicazioni di servizio ai partecipanti.

3. Analizza

Durante e dopo l’evento controlla presenze effettive, risposte ai sondaggi, valutazioni partecipanti e collegamenti a CRM, vendite e sponsor per misurare risultati e follow-up.

Configurazione e Ticketing

Gestione completa di eventi aziendali online e in presenza con creazione di categorie personalizzate, definizione capienza minima e massima e configurazione di più tipologie di biglietto. Prenotazioni online centralizzate e controllo automatico dei posti disponibili in tempo reale. Integrazione diretta con vendite e prodotti per la gestione iscrizioni eventi e vendita biglietti.

Comunicazione Integrata

Pianificazione automatica di email di conferma, promemoria, badge e comunicazioni operative. Collegamento nativo con CRM per segmentare partecipanti, lead e clienti. Gestione di liste d’attesa e tracciamento completo delle interazioni con i partecipanti.

Logistica e Materiali

Coordinamento di agenda, interventi, relatori e luoghi tramite una vista organizzata e condivisa. Pubblicazione online del programma evento sul sito o portale clienti. Produzione di badge identificativi e gestione degli sponsor collegati all’evento.

Controllo Amministrativo

Generazione automatica di ordini e documenti contabili per eventi a pagamento. Integrazione con contabilità analitica per monitorare costi, ricavi e marginalità. Collegamento tra biglietti, sponsorizzazioni e flussi amministrativi aziendali.

Gestione Interventi

Creazione e organizzazione degli interventi con stato, orario e relatore associato. Raccolta di proposte di intervento direttamente dal sito web. Monitoraggio presenze e raccolta feedback per analisi comparative tra eventi.

5 domande sul modulo
Gestione degli Eventi

Le risposte ai dubbi più frequenti su funzionalità, integrazioni e costi.

Sì. La gestione eventi di Zelo ERP nasce per essere flessibile: puoi usarla sia per grandi eventi aperti a clienti e partner, sia per piccoli eventi interni come workshop, corsi di formazione, meeting commerciali o presentazioni prodotto riservate. Puoi decidere se pubblicare o meno l’evento sul sito, limitare i posti, rendere l’evento gratuito o a pagamento, raccogliere solo prenotazioni o gestire la vendita biglietti. La stessa logica vale per le comunicazioni: per un evento interno puoi inviare solo gli inviti al tuo team; per un evento esterno puoi usare conferme, promemoria, badge e questionari. In questo modo hai un unico processo standard per tutti i tipi di evento, riduci la complessità organizzativa e mantieni lo storico centralizzato, utile per confrontare partecipazione e risultati nel tempo.

Ogni evento in Zelo ERP può avere uno o più tipi di biglietto, gratuiti o a pagamento. Per ciascun biglietto puoi definire il prodotto collegato, la data di chiusura vendite, il prezzo, il numero massimo di posti e l’eventuale capienza complessiva dell’evento. Quando un utente si iscrive dal sito o dal portale clienti, Zelo ERP registra i partecipanti, genera le righe di ordine di vendita se l’evento è a pagamento e aggiorna in tempo reale i posti disponibili. Se l’evento è gratuito, puoi comunque raccogliere i nominativi e applicare limiti di capienza per non superare la sala. In pochi clic puoi vedere la lista iscritti, confermare partecipazioni, segnare presenze effettive, inviare badge e comunicazioni mirate, senza dover ricopiare dati da un sistema all’altro.

Sì. Oltre alla gestione eventi aziendali online e in presenza, Zelo ERP include una sezione dedicata agli interventi. Per ogni intervento puoi definire titolo, evento di riferimento, relatore, data, orario, durata, luogo e tag. Gli interventi vengono gestiti tramite una kanban board personalizzabile, così puoi vedere a colpo d’occhio quali sono in bozza, confermati, pubblicati o annullati. Puoi anche pubblicare il programma degli interventi sul sito, rendendo la scaletta consultabile dai partecipanti. Se lo desideri, puoi attivare un form sul sito che permette al pubblico di proporre interventi, molto utile per conferenze o eventi con call for paper. In questo modo l’agenda dell’evento, i relatori e le candidature sono coordinati direttamente nel gestionale, senza email disperse.

Certo. Zelo ERP collega la gestione eventi con la pianificazione email e l’email marketing. Per ogni evento puoi configurare template automatici (conferma registrazione, badge, promemoria, ringraziamento) con tempi e trigger specifici. Inoltre, dallo smart button dedicato, puoi comporre una mail manuale verso tutti i partecipanti registrati a uno specifico evento, ad esempio per comunicare un cambio di orario o inviare le slide. Dopo l’evento puoi segmentare i partecipanti e utilizzare l’area Email Marketing per campagne di follow-up, invio di materiali, sondaggi di soddisfazione più articolati o proposte commerciali collegate. Tutte queste comunicazioni restano tracciate in Zelo ERP, così hai una vista completa su cosa è stato inviato, a chi e con quali risultati.

La forza della gestione eventi in Zelo ERP è proprio l’integrazione. I partecipanti agli eventi possono essere collegati a contatti CRM, lead o clienti esistenti, oppure generare nuovi contatti qualificati. I biglietti a pagamento diventano ordini di vendita e, di conseguenza, documenti contabili. Gli sponsor dell’evento vengono gestiti come entità collegate al CRM e alle vendite, così puoi misurare valore e ritorno delle partnership. Grazie all’email marketing puoi lavorare su segmenti precisi di partecipanti per campagne successive. Infine, i dati di partecipazione, feedback e fatturato entrano nei report aziendali, permettendoti di confrontare eventi, misurare l’efficacia commerciale e migliorare nel tempo la tua strategia di gestione eventi aziendali.