Gestione del Helpdesk

Lo strumento per la gestione della fatturazione e dell’assistenza permette di organizzare i ticket di supporto tecnico integrandoli con i processi amministrativi e i pacchetti di ore prepagate. Esso centralizza le comunicazioni con i clienti e automatizza il tracciamento dei tempi di intervento per garantire una gestione precisa delle risorse aziendali.

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Assistenza rapida per i clienti, controllo totale per l’azienda.

Ottimizza la gestione dei ticket e la fatturazione interna, garantendo al cliente risposte tempestive, trasparenza sulle ore e tracciabilità completa di ogni singolo intervento tecnico.

Perché integrare l’assistenza tecnica direttamente nel tuo gestionale?

Senza un software helpdesk strutturato, le richieste di supporto si perdono tra mail, telefonate e fogli Excel. L’helpdesk integrato con gestionale ERP di Zelo organizza ticket, ore prepagate e priorità, evitando contestazioni, ritardi e lavoro non fatturato.

Smistamento automatico dei ticket ai team di supporto.
Portale clienti per richieste e cronologia assistenza.
Gestione ore prepagate con calcolo ore rimanenti.
Timesheet obbligatori per chiusura ticket e report.
Notifiche email automatiche a ogni cambio di stato.

Meno attese e massima trasparenza per i tuoi clienti.

Con l’helpdesk integrato con gestionale ERP di Zelo, i tuoi clienti vedono sempre lo stato dei ticket, conoscono le ore consumate dei pacchetti prepagati e ricevono risposte tracciate, senza rincorrere il supporto al telefono o via email.

Portale sempre disponibile per aprire ticket rapidamente.
Stato aggiornato in tempo reale su ogni richiesta.
Cronologia completa di messaggi, allegati e soluzioni.
Report chiari con ore consumate e rimanenti.
Valutazione del servizio per dare feedback immediato.

Assistenza s supporto in tre semplici passaggi.

Dalla ricezione automatica della richiesta all’assegnazione rapida e rendicontazione dei tempi, gestisci ogni ticket senza errori e con la massima precisione operativa.

1. Raccogli

Centralizza tutte le richieste di supporto dal portale clienti, via email o telefono: ogni segnalazione diventa subito un ticket tracciato nell’helpdesk integrato con gestionale ERP di Zelo.

2. Assegna

Zelo ERP, sulla base dell’area, tipo di ticket e della priorità, assegna automaticamente il ticket al team di supporto corretto e notifica cliente e operatori in tempo reale.

3. Controlla

Gli operatori lavorano il ticket, registrano il tempo nel timesheet, aggiornano lo stato e il sistema aggiorna ore prepagate, cronologia e report per una gestione ticket assistenza clienti PMI sempre sotto controllo.

Centralizzazione dei ticket

Tutte le richieste di assistenza provenienti da email, telefono o portale vengono raccolte in un unico ambiente integrato con l’anagrafica del CRM e la gestione dei progetti. Questo sistema permette di eliminare la dispersione delle informazioni tra diversi canali di comunicazione e garantisce che ogni segnalazione sia tracciata correttamente dall’apertura alla chiusura. L’integrazione nativa con il resto della suite Zelo ERP assicura che i dati dei clienti siano sempre aggiornati e pronti per essere consultati dai team di supporto tecnico.

Monitoraggio delle ore prepagate

Il sistema scala automaticamente le ore lavorate dai pacchetti acquistati dai clienti attraverso l’inserimento dei timesheet tecnici obbligatori per ogni intervento effettuato. Ogni operatore registra il tempo speso direttamente sulla scheda del ticket, permettendo al software di calcolare in tempo reale il saldo residuo delle ore di assistenza disponibili. Questa funzionalità fornisce una rendicontazione precisa e trasparente sia per l’azienda che per il cliente finale, evitando contestazioni sulla durata e sulla natura delle attività svolte.

Portale self-service clienti

Gli utenti dispongono di un’area riservata per l’apertura delle segnalazioni, il caricamento di allegati e la consultazione dello storico completo degli interventi effettuati nel tempo. Il portale permette ai contatti autorizzati di monitorare lo stato di avanzamento dei propri ticket senza dover contattare telefonicamente l’azienda per ricevere aggiornamenti costanti. La visibilità immediata sulla cronologia delle risposte e sulle soluzioni adottate aumenta la percezione di professionalità e riduce drasticamente il carico di lavoro per il front-office.

Automazione dei flussi

I ticket sono smistati ai reparti corretti in base a regole predefinite e visualizzati su interfacce grafiche per il controllo degli stati di avanzamento e delle priorità. Zelo ERP assegna automaticamente la richiesta al team di supporto specializzato nell’argomento trattato, notificando tempestivamente ogni variazione di stato tramite email automatiche. L’utilizzo della vista Kanban consente ai responsabili di avere una panoramica immediata sui carichi di lavoro e di intervenire rapidamente sulle criticità o sui ticket rimasti in sospeso.

Integrazione con la contabilità

Ogni attività di supporto è collegata alla contabilità per la verifica immediata della fatturazione, dei costi sostenuti e delle scadenze dei contratti di assistenza attivi. I dati raccolti dall’helpdesk alimentano direttamente i report aziendali, permettendo di analizzare la redditività dei singoli clienti e l’efficienza dei diversi team di supporto tecnico. Questo collegamento strutturale trasforma l’assistenza tecnica da un centro di costo isolato a una risorsa strategica perfettamente allineata con i flussi finanziari e gestionali dell’impresa.

5 domande sul modulo
Gestione del Helpdesk

Le risposte ai dubbi più frequenti su funzionalità, integrazioni e costi.

Sì. L’helpdesk aziendale di Zelo ERP è pensato proprio per piccole, medie e microimprese che oggi gestiscono l’assistenza in modo frammentato, tra email, fogli Excel e telefonate. Puoi iniziare con pochi utenti e un solo team di supporto, configurando solo aree, stadi e tipologie di ticket essenziali. Crescendo, puoi aggiungere nuovi team di supporto, maggior dettaglio negli stadi, progetti dedicati per i clienti più importanti e pacchetti ore prepagate. Il vantaggio è che l’helpdesk è già integrato con il gestionale ERP, quindi non devi fare doppie registrazioni di clienti, prodotti, contratti o fatture. In questo modo anche una microimpresa può avere una gestione ticket assistenza clienti PMI strutturata, con dati pronti per analisi, controllo costi e fatturazione puntuale.

Per ogni cliente puoi creare un progetto di supporto e il relativo contratto collegato, in cui definisci quante ore di assistenza vendi e a che prezzo. Quando i tuoi operatori lavorano un ticket, registrano il tempo nel tab Timesheet, specificando se le ore rientrano nel pacchetto prepagato. Zelo ERP aggiorna automaticamente il conteggio ore consumate e ore rimanenti, visibile sia nei riepiloghi interni sia nei report helpdesk stampabili per il cliente. Puoi anche gestire fatture ricorrenti o fatturazione a consuntivo, con prodotti specifici per l’helpdesk. In questo modo il software helpdesk con ore prepagate elimina conti manuali, riduce contestazioni e rende l’assistenza un servizio misurabile, integrato con la contabilità aziendale.

Sì. L’helpdesk integrato con gestionale ERP di Zelo mette a disposizione un portale clienti in cui gli utenti autorizzati possono aprire nuove richieste, allegare documenti e consultare in ogni momento lo stato dei ticket. Possono vedere se una richiesta è nuova, in lavorazione, in attesa di informazioni o chiusa, leggendo la cronologia completa di messaggi, note interne condivise e soluzioni applicate. Ogni cambio di stato può generare notifiche email automatiche, così il cliente non deve chiamare per chiedere “a che punto siamo”. Se utilizzi pacchetti ore prepagate, puoi includere nel report riepilogativo anche il totale ore spese e rimanenti, rendendo la gestione ticket assistenza clienti PMI totalmente trasparente e professionale.

Certo. L’helpdesk aziendale di Zelo ERP è nativamente collegato a CRM, Progetti, Contabilità, Garanzie ed Eventi. Un ticket può ad esempio generare o essere collegato a un task di progetto, a una garanzia prodotto, a un contratto di supporto o a un’opportunità commerciale. Le ore registrate nei timesheet vengono usate sia per monitorare i pacchetti ore prepagate, sia per creare fatture puntuali. Le informazioni sui clienti e sui loro problemi ricorrenti possono alimentare attività di miglioramento prodotti, campagne di email marketing e iniziative di formazione o eventi dedicati. In questo modo l’helpdesk integrato con gestionale ERP diventa un nodo centrale della tua strategia di servizio e fidelizzazione.

L’avvio è guidato e progressivo. Iniziamo configurando insieme gli elementi essenziali: aree di supporto, stadi dei ticket, team di supporto e progetti di assistenza principali. Poi costruiamo uno o più modelli di ticket, definiamo le regole base di smistamento e attiviamo il portale clienti per gli utenti autorizzati. Puoi partire con una gestione semplice del Supporto clienti e aggiungere in seguito contratti di supporto con ore prepagate, report avanzati, notifiche personalizzate ed eventuali integrazioni con altri moduli di Zelo ERP. L’interfaccia è in italiano e pensata per le PMI, quindi il team adotta rapidamente il nuovo strumento, sostituendo gradualmente vecchie abitudini basate su email e fogli di calcolo.